Prowadzenie spotkań sprzedażowych on-line

Nowa normalność powoduje, że zdecydowana większość naszych spotkań handlowych przenosi się do przestrzeni wirtualnej. Bez względu na to, jak długo potrwa pandemia, zdalne spotkania z pewnością stają się właśnie standardem naszej pracy. Warto zwrócić uwagę na te aspekty, które pozwolą nam przygotować i prowadzić równie angażujące spotkania on-line, co w realu.

Przygotowanie

Na rynku dostępnych jest kilka programów do prowadzenia wirtualnych spotkań. Wszystkie są do siebie podobne, jednak z oczywistych względów różnią się również między sobą.

Najwygodniej, jeżeli Klient zgodzi się na użycie platformy, którą używacie firmowo – dla przykładu : Teamsów lub Zooma. Po pierwsze masz pewność, że wszystkie potrzebne funkcje są aktywne, po drugie, kiedy już poznasz funkcjonalności danych platform, będzie to dla Ciebie łatwiejsza
i bezpieczniejsza opcja.

Załóż spotkanie w systemie, pamiętając o:

• nadaniu mu odpowiedniej nazwy (namawiam do precyzyjnego określania tematu i celu spotkania w jego tytule „np. FOKUS – spotkanie w sprawie określenia warunków współpracy”, odradzam używania skrótów typu „spotkanie”),
• zaproszeniu właściwych osób,
• załączeniu agendy,
• określeniu czasu rozpoczęcia i zakończenia spotkania,
• zaznaczeniu opcji w systemie, która spowoduje, że po zaakceptowaniu zaproszenia, informacja o spotkaniu automatycznie pojawia się w kalendarzach Uczestników/Uczestniczek.

Jeżeli Klienci nalegają na to, żeby używać ich programów (czasami jest to uwarunkowane wewnętrznymi regulacjami/ procedurami bezpieczeństwa dostępu do danych), koniecznie przetestuj program wcześniej. Najlepiej zainstaluj go u siebie, zamiast korzystać z opcji wchodzenia na spotkanie przez stronę www. Upewnij się, że:

• ustawienia Twojego komputera pozwalają Ci włączyć kamerkę i mikrofon,
• wiesz, gdzie znajdziesz czat oraz w jaki sposób możesz dzielić się dokumentami,
• potrafisz tak dobrać ustawienia, żeby widzieć wszystkie osoby i prezentację w tym samym czasie.

Staraj się tak planować zdalne spotkanie, żeby było ono możliwie krótkie – od 30 do 45 minut. Jeżeli wiesz, że będziecie potrzebowali kilku godzin, koniecznie zaplanuj przerwy – moja rekomendacja – najlepiej co 45 minut, maks. co 1,5 h. Być może w skróceniu czasu trwania spotkania pomoże Ci wysłanie pewnych materiałów wcześniej, aby Klient mógł się z nimi zapoznać.

• Przygotuj kadr – usiądź przodem do źródła światła (najlepiej sprawdza się miejsce przodem do okna). Jeżeli nie jest to możliwe, upewnij się, że nie siedzisz na tle silnego źródła światła (w świetle okna). Jeżeli w pomieszczeniu, w którym pracujesz nie ma okna, zainwestuj
  w lampę ringową na stojaku.
• Tło – sprawdź, co widać w oku kamery. Upewnij się, że ten widok będzie budował Twój autorytet i pokazywał Cię jako profesjonalistę. Najlepsze jest białe, neutralne tło. Ewentualnie regał z książkami. Możesz też skorzystać z galerii teł dostępnych w programie – nie wybieraj tych bardzo kolorowych i krzykliwych.
• Ubiór- zachowaj standard wyglądu ze spotkań F2F.
• Sprzęt – najlepiej jeżeli będziesz miał zestaw słuchawek z mikrofonem, żeby ograniczyć przypadkowe dźwięki z tła. Dużym ułatwieniem jest również możliwość zainstalowania dodatkowego monitora – na jednym  możesz wtedy widzieć Uczestników, na drugim prezentację.
• Postaw komputer nieco wyżej, dobrze, żeby kamerka była na wysokości wzroku.
• Miej pod ręką kartkę i długopis oraz szklankę z wodą.
• Bądź w sieci, „na miejscu” co najmniej 10 minut przed planowaną godziną rozpoczęcia spotkania.
• Wyłącz wszystkie programy, których nie będziesz używać, zamknij wszystkie niepotrzebne dokumenty – to pomoże Ci zwiększyć szybkość działania komputera i chronić wrażliwe dane/ informacje.
• Upewnij się, że Twój podpis na spotkaniu to Twoje imię i nazwisko, a nie jakiś zabawny nick ustawiony przez nastoletnie dziecko, które korzystało z Twojego konta.
• Poproś domowników, aby ograniczyli używanie internetu w czasie spotkania.
• Przygotuj prezentację. Pamiętaj – mało słów, dużo zdjęć, grafik! Materiał, w którym zawrzesz więcej szczegółów może zostać wysłany po spotkaniu, wraz z podsumowaniem.

Otwarcie

Zacznij od powitania i upewnienia się, że wszyscy dobrze się widzą i słyszą. Kiedy osoby włączają się przed godziną rozpoczęcia spotkania, jest to świetna okazja na small talk i budowanie zdalnych relacji. Tu sprawdzają się znane Wam zasady wpływu społecznego.

Oprócz standardu otwarcia, które znasz ze spotkań F2F, w spotkaniach zdalnych warto zaproponować:

• włączenie kamerek,
• wyciszanie mikrofonów, kiedy nie zabieramy głosu,
• metody sygnalizowania kłopotów technicznych,
• nauczenie w jaki sposób wymawiać imiona Uczestników (jeśli jesteście z różnych krajów).

Jeżeli chcesz nagrywać spotkanie, koniecznie uzyskaj jednoznaczną zgodę wszystkich Uczestników/Uczestniczek spotkania przed rozpoczęciem rejestracji.

Metody aktywizowania Uczestników

Spotkanie zdalne, które chcemy przeprowadzić w aktywizujący sposób wymaga innych metod niż to F2F i czasami dodatkowego przygotowania (szczególnie, jeżeli w spotkaniu bierze udział więcej osób). Polecam następujące proste i jednocześnie efektowne, sprawdzone przez nas sposoby:

Czat – pozwala zbierać opinie/ pomysły Uczestników/Uczestniczek spotkania, sprawdzać stopnień zrozumienia tematu, zadawać pytania. Jeżeli poprosisz osoby o wpisanie wypowiedzi na czacie i zaznaczysz, żeby poczekały z jej wysłaniem na Twój wyraźny sygnał – masz dodatkowo szansę na zebranie opinii bez efektu modelowania odpowiedzi (najczęściej przejawia się on w postaci stwierdzenia – „zgadzam się z przedmówcami :P”).

Ponieważ na czacie widzisz, kto wysłał daną wiadomość, możesz poprosić twórcę bardziej lakonicznych/ kontrowersyjnych lub szczególnie wnoszących wypowiedzi o rozwinięcie myśli. Jeśli zdecydujesz się, aby poprosić o wypowiedź każdego Uczestnika/ Uczestniczkę, możesz zacząć od osoby, której wiadomość pojawiła się jako pierwsza na czacie i poprosić ją, żeby przekazał/a głos wybranej przez siebie osobie – to dodatkowo dynamizuje spotkanie.

Quizy są super! Bardzo dynamizują pracę, stanowią świetny punkt wyjścia do dyskusji, lub podsumowania głównych ustaleń. Pozwalają na anonimowość, co przekłada się na pojawianie się również mniej poprawnych „politycznie” odpowiedzi. My szczególnie polubiliśmy Mentimeter. Umożliwia on przeprowadzanie quizów i prezentowanie wyników w czasie rzeczywistym. Żeby wziąć w nim udział osoby muszą mieć jedynie dostęp do smartfonów.
Z naszych doświadczeń wynika, że do jednego quizu warto przygotować maksymalnie 10 odpowiedzi (powyżej 10, wyniki są trudne do odczytania). Możecie pozwolić Uczestnikom wybrać dowolną liczbę opcji z listy lub tylko jedną. Decydujecie również o formie prezentacji wyników (kolorowe słupki, tort czy obwarzanek). Możecie ponadto ustawić czas na wypełnienie quizu. Widzicie, ile osób wzięło w nim udział, ale odpowiedzi są anonimowe.

Praca na wspólnych wirtualnych tablicach – jest to świetna opcja, jeżeli chcemy zebrać opinie Uczestników/Uczestniczek, wypracować rozwiązanie, zdynamizować pracę. Do pomocy jest szereg programów – od prostego, ale właściwie niewymagającego dodatkowego wprowadzenia Jamboarda, poprzez dający wiele graficznych możliwości i wirtualnej przestrzeni Padlet, aż po   bardziej złożone Miro. Żeby umożliwić pracę na wspólnej tablicy, trzeba udostępnić do niej link (naturalnie warto wcześniej ją przygotować, na przykład umieszczając odpowiedni nagłówek czy pytanie). Każda osoba wchodzi na tablicę z poziomu swojego komputera i może anonimowo umieszczać komentarze, podkreślenia, postity, załączać zdjęcia czy grafiki oraz rysować. Jeżeli w grupie są więcej niż 4 osoby, warto wyznaczyć kogoś do porządkowania wypracowywanych materiałów, aby efekt był czytelny. Wirtualne tablice stosujemy głównie do: burzy mózgów (klasycznej i odwróconej), zbierania opinii/ wypracowywania rozwiązań (metoda „stop – start – continue”, „zdecyduj tak czy nie?”).

Przydatne programy:

• Sway.office.com – umożliwia opracowywanie interaktywnych artykułów.
• Pixabay.com, unsplash.com oraz Iconfinder.com – banki bezpłatnych zdjęć i grafik.
• Jamboard.com – wirtualna (bardzo prosta w użyciu) tablica do pracy w grupie.
• Padlet.com – program umożliwiający tworzenie „układanek” lub do pracy w grupie, kiedy potrzebujemy mieć więcej „miejsca” na wypracowywane treści.
• Miro.com – złożony i bogaty program do wspólnej pracy zespołu – zarezerwowany na specjalne okazje, bo wymaga pewnego przygotowania Uczestników/Uczestniczki.
• Mentimeter.com – program do przygotowania quizów.
• Webcomm.eu – program, który używamy do tworzenia kół fortuny.

Zamknięcie spotkania

Zastosuj wszystkie elementy ze standardu zamknięcia spotkania. Jeżeli jesteś gospodarzem spotkania, zawsze wyłączaj się jako ostatni. Zanim wyjdziesz z wirtualnego spotkania, upewnij się, że wszystko zostało ustalone i podsumowane.

Autorka : Agnieszka Ejme