Sytuacja zagrożenia epidemicznego, w jakiej się znajdujemy, spowodowała niespotykaną dotąd konieczność pracy zdalnej. Jeszcze rok temu był to raczej przywilej, reglamentowany prezent od Pracodawcy a wyczekiwany przez Pracowników. Teraz praca zdalna stała się chlebem powszednim dla większości z nas i jak się okazuje, postawiła przed nami zupełnie odmienne wyzwania. Niewłaściwie realizowana praca na home office przyczynia się do podwyższenia poziomu stresu, zachwiania równowagi między życiem osobistym i zawodowym, a w konsekwencji – prowadzi do wypalenia. Oto podstawowe zasady pracy zdalnej, które pomogą Ci zachować zdrowie i równowagę emocjonalną:
Organizacja przestrzeni
- Wybierz pomieszczenie, w którym będziesz pracować, odizolowane od domowników, najlepiej tylko Twoje, do Twojej pracy; idealnie, gdyby mógł być to osobny pokój. Jeśli musi to być sypialnia, rano schowaj pościel, aby wyraźnie oddzielić strefę pracy od strefy wypoczynku. Po pracy posprzątaj swoje biurko lub stół, zamknij komputer (najlepiej schowaj go w szafce lub w pudełku), aby wyraźnie zasygnalizować zakończenie obowiązków zawodowych.
- Pamiętaj, żeby miejsce w którym pracujesz było regularnie wietrzone i miało dostęp do światła dziennego.
- Jeżeli jest to możliwe postaw biurko przodem do okna, aby móc co jakiś czas przenosić wzrok na niebo, zieleń – jest to niezbędne, aby zadbać o zdrowie oczu narażonych na zmęczenie wielogodzinnym patrzeniem w monitor.
- Przygotuj biurko lub stół do pracy, zrób na nim porządek, pozostaw na nim tylko to, co będzie Ci potrzebne do wykonywania obowiązków (dokumenty, przybory, urządzenia).
- Upewnij się, że masz wygodne krzesło – odpowiednio wyprofilowane, właściwej wysokości, z podłokietnikami – praca zdalna pozostanie z nami na wiele miesięcy, siedzenie na krześle kuchennym przez 8h dziennie może zrujnować Twój kręgosłup. Dobrą alternatywę dla krzesła stanowi odpowiednio dobrana, duża piłka fitness do ćwiczeń.
- Podnieś ekran, aby był na wysokości wzroku (wystarczy postawić laptop na pudełku) – pozwoli Ci to zadbać o odcinek szyjny kręgosłupa.
- Rozważ możliwość wykonywania części pracy na stojąco – umożliwi Ci to kartonowa nakładka na biurko (więcej na http://wlcm.growthtools.net/fQGpBiBjRdyTfaM).
- Spraw, aby przestrzeń w której pracujesz sprzyjała kreatywności – otaczaj się ładnymi rzeczami (zdjęciami, obrazami, etc.), zielenią – to sprawi, że praca będzie przyjemniejsza.
- Przygotuj i sprawdź potrzebny sprzęt: łącze, słuchawki, kamera etc.
- Zadbaj o dobre światło, najlepiej dzienne. Ma ono ogromne znaczenie dla Twojego samopoczucia. Jeśli pracujesz przy świetle sztucznym, zapewnij sobie światło zimne (dla mózgu jest to sygnał, że jest świt), zaś unikaj ciepłego, żółtego (dla mózgu jest to sygnał, że zbliża się zmierzch).
Organizacja dnia pracy
Praca zdalna to nie weekend. Na początku wizja późniejszego wstawania, brak konieczności ubierania się, robienia makijażu, przygotowania posiłku do pracy i wyczekiwane zanurzenie się w domowych pieleszach, wydawały się bardzo atrakcyjne. Po kilku tygodniach okazało się, że trudno jest tak pracować i dzień pracy rozciąga się od rana do wieczora. Kluczowe jest, aby świadomie planować i zachować dyscyplinę, która pozwoli Ci wydzielać przestrzeń i czas niezbędny do regeneracji.
- Miej jasność, w jakich godzinach będziesz pracować danego dnia i trzymaj się tych ram!
- Poza wyznaczonymi przez siebie godzinami pracy, wyłączaj i chowaj narzędzia pracy (komputer / komórkę).
- Jeżeli nie jest to możliwe (używasz tych samych sprzętów do pracy i poza nią) – wydzielaj programy/ aplikacje, abyś mógł/mogła rzeczywiście „zamknąć” pracę i oddzielić te dwie strefy życia.
- Nie śpij do południa. Wstań rano, możesz nieco później niż wstawałeś dotychczas, bo nie potrzebujesz czasu na dojazd, makijaż etc. Weź prysznic, zjedz śniadanie.
- Nie pracuj w łóżku. Jest to niezwykle ważne, bo dla Twojego zdrowia psychicznego łóżko (strefa intymności, relaksu) powinno pozostać miejscem w którym się wyciszasz i regenerujesz. Dbaj o rozdzielanie strefy prywatnej i zawodowej.
- Ubierz się, nie chodź w piżamie. Nie musisz ubierać się tak jak do pracy, ale nie może być to strój zbyt luźny, kojarzony z weekendem. Dobrze, żeby Twój wygląd był na tyle schludny, abyś w każdej chwili był/ była gotowa na włączenie kamerki w komputerze.
- Niektórzy eksperci (Maria Rotkiel) radzą, aby wyjść na krótki spacer przed rozpoczęciem pracy (chociaż kilkuminutowe kółko wokół domu), aby stworzyć wrażenie „dojazdu” do pracy. Jeśli uznasz, że to może być dla Ciebie dobre, wstań o zwykłej porze.
- Gdy zaczynasz pracę, wyłącz telewizor, radio, wszelkie komunikatory i powiadomienia, poza tymi, których potrzebujesz do pracy.
- Gdy kończysz pracę wyłącz wszystkie programy/ powiadomienia których używasz w strefie zawodowej.
- Kontynuuj dotychczasowe rytuały Twojego Zespołu. Jeśli dzień zaczynaliście od wspólnej kawy, połączcie się przed pracą choć na 5 minut i porozmawiajcie. Pozwoli Ci to zniwelować uczucie wyizolowania i tęsknotę za kontaktami społecznymi.
- Ustal ze swoim Przełożonym w jakich godzinach jesteś w pracy. Być może ze względu na to, że Twój partner/ka także pracuje w domu, a dzieci nie chodzą do szkół i nie korzystają ze stołówki, potrzebujesz nieco zmienić godziny pracy, aby też pogodzić obowiązki domowe.
- Ustal ze swoim Przełożonym jak często i w jakich godzinach będziecie omawiać bieżące sprawy, w jakiej formie będziesz dostarczać efekty swojej pracy etc.
- Pod koniec dnia pracy, podsumuj co zrobiłeś/zrobiłaś, jak posunąłeś/posunęłaś pracę do przodu, jak daleko jesteś. Da Ci to realne poczucie wpływu.
- Ustal o której godzinie kończysz pracę. Gdy skończysz pracę np. o 16.00 czy 17.00, „wyjdź z pracy”. Opuść pokój, w którym pracujesz, zamknij komputer, wyłącz służbowy telefon (jeśli masz dwa). Nie ulegaj pokusie czytania e-maili, które nigdy nie przestają przychodzić, nie zaglądaj do komunikatorów służbowych. Nie ulegaj pokusie odpisywania. Jesteś PO pracy. Takie rozdzielenie dnia pracy od czasu wolnego jest konieczne dla regeneracji energii. Twoja głowa nie może być w pracy bez przerwy, bo będziesz wyczerpany dużo bardziej niż gdybyś zwyczajnie wychodził
z biura i wracał do domu.
Pracuj higienicznie
- Naukowcy dowodzą, że maksymalny interwał czasu, w którym potrafimy się skoncentrować wynosi 90 minut. W takich bowiem cyklach pracuje mózg, podobnie jak podczas faz snu. Oznacza to, że po 90 minutach intensywnej pracy należy zrobić przerwę.
- Możesz wtedy wstać, zrobić kilka prostych ćwiczeń fizycznych. Przewietrz pokój, spójrz na niebo / drzewa i daj odpocząć oczom, zrób sobie kawę czy herbatę. Nie zajmuj się w ramach przerwy jakąś czynnością domową, jak np. podlanie kwiatków, czy uprasowanie koszuli, jeśli czujesz, że może Cię ona wybić z rytmu pracy. Tutaj eksperci nie są zgodni: Maria Rotkiel radzi zrobić coś zupełnie różnego od pracy zawodowej np. odkurzyć, przeczytać rozdział książki. Urszula Struzikowska – Marynicz radzi wręcz przeciwnie, aby unikać prasowania, ścierania kurzy i innych czynności domowych. Sprawdź, co Tobie lepiej służy.
- Miej pod kontrolą czas spędzany na spotkaniach z włączonymi kamerkami, aby nie narażać się na zespół zmęczenia ZOOM. Zmniejszaj okienko z widokiem swojej twarzy. Zaczynaj spotkanie z włączonymi kamerkami (żeby ograniczać poczucie izolacji), ale po pewnym czasie przejdź w tryb audio.
- W czasie przerwy w pracy nie zaglądaj do mediów społecznościowych, nie włączaj telewizora, nie skroluj internetu etc. – daj odpocząć oczom i mózgowi! Poza tym, mogą Cię one wybić z pracy
i 10-15 minutowa przerwa wydłuży się do godziny. Policz wtedy szybko, że skutkuje to dla Ciebie wydłużeniem pracy o godzinę, czyli z 16.00 na 17.00. Czy warto? - Pamiętaj o zdrowych posiłkach co 3 godziny, nie jedz ich „na klawiaturze”.
- Miej zawsze pod ręką wodę – jest ona „paliwem” dla naszego mózgu. Powinniśmy pić około 1,5 litra wody dziennie. Pamiętaj, że woda to nie jest kawa, herbata ani słodki napój!
- Wykorzystaj przerwy w pracy na ćwiczenia – skłony, rozciąganie, taniec, ruch! To zbawienne zarówno dla ciała jak i ducha 🙂
- Dbaj o oczy, rób regularne ćwiczenia – https://www.poradnikzdrowie.pl/zdrowie/oczy/cwiczenia-oczu-poprawiajace-wzrok-aa-ZBpU-ZEBe-Roj4.html
- W środku dnia zrób sobie dłuższą przerwę na obiad. Najlepiej, aby był on przygotowany dzień wcześniej, tak jak to robisz pracując w biurze, a nie przygotowywany od początku. Jeśli będziesz przygotowywać obiad od początku, wówczas przerwa obiadowa przeciągnie się do 1,5h. Policz wtedy szybko, że w efekcie wydłuży to Twoją pracę już do 18.30. Zadaj sobie pytanie czy chcesz być cały dzień w pracy?
- Na koniec dnia zrób listę rzeczy, które masz do zrobienia jutro – to pozwoli Ci o nich nie myśleć.
- Po pracy wyjdź na spacer, na rower, idź pobiegać, pójdź do sklepu. Nie narazisz się na zagrożenia, a dostarczysz sobie potrzebną porcję ruchu na powietrzu.
- Wysypiaj się – pamiętaj, że do odpowiedniej regeneracji potrzebujesz co najmniej 7h snu dziennie. Aby łatwiej było Ci zasnąć wyłącz wszystkie ekrany co najmniej godzinę przed snem. Nie funduj sobie również silnych, emocjonalnych bodźców (informacji politycznych, o pandemii, horrorów czy kryminałów). Kup budzik, abyś mógł/ mogła pozostawić smartfon przed drzwiami sypialni. Miej pod ręką notatnik, żeby zapisać niepokojące myśli – pozwoli Ci nie „nosić” ich ze sobą. Zadbaj o to, aby sypialnia była dobrze wywietrzona. Wiele osób docenia medytację, jako dobry sposób na wyciszenie przed snem. Dla innych dobroczynny wpływ ma praktyka wdzięczności – wynajdowanie każdego dnia powodów do tego, żeby być za coś wdzięcznym/ szczęśliwym.
- Gdy jesteś chory/ a, weź zwolnienie. To, że pracujesz w domu, nie spowoduje, że wyzdrowiejesz. Gdy pracujesz, będąc chorym/ą, jesteś mniej wydajny/a, a przecież Twój Szef rozlicza Cię
z wykonanych zadań, tak więc nie zmuszaj się do pracy, gdy źle się czujesz.
Relacje z domownikami
- Zakomunikuj rodzinie, w jakich godzinach jesteś w pracy, aby wiedzieli, kiedy nie mogą Ci przeszkadzać.
- Poinformuj rodzinę, kiedy masz szczególnie ważne spotkania on-line i telekonferencje.
- Poproś, aby nie wchodzili do Twojego „biura” gdy pracujesz. Ustal listę tematów/ sytuacji, które powodują, że można Ci przerwać pracę.
- Jeżeli zajmujesz się małymi/ młodszymi dziećmi zadbaj o to, żeby nie być równocześnie w trzech rolach – Pracownika, Rodzica i Nauczyciela. Rozdzielaj te strefy, aby uniknąć poczucia winy wiążącego się z tym, że żadnej z tych ról nie wykonujesz dobrze.
- Ustalcie z domownikami godziny WSPÓLNYCH posiłków. To ważne, aby wszyscy przebywający w domu: pracujący zdalnie partner/ka, czy uczące się dzieci, nie przeszkadzali sobie nawzajem hałasami z kuchni. Dlatego warto to robić w tym samym czasie.
- Ustalcie, że nie rozmawiacie przez zestawy głośnomówiące, używaj słuchawek.
- Komunikuj rodzinie otwarcie swoje potrzeby: „Potrzebuję teraz się skupić, proszę Was, nie wchodźcie do mojego pokoju i nie włączajcie telewizora do 15.30.”
- Dawaj domownikom informację zwrotną, gdy potrzebujesz zadbać o swoją przestrzeń: „Gdy rozmawiasz przez zestaw głośnomówiący, nie mogę się skupić i denerwuję się, że nie zdążę zrobić swojej pracy, proszę Cię rozmawiaj z wyciszonym głośnikiem”.
- Gdy to potrzebne stawiaj granice: „Prosiłam wczoraj, abyś nie wchodził do pokoju, w czasie, gdy mam spotkanie, tymczasem znowu mi przerywasz. Jeśli to się powtórzy, będę zamykać pokój na klucz”.
Gdy zmagasz się z trudnymi emocjami
Zmiana formuły pracy, jest zmianą, a my – ludzie – nie lubimy zmian. Paradoksalnie nawet takich, które nam służą. Potrzebujemy 2-3 tygodni, aby do zmiany się zaadoptować. Potrzebujemy wielu powtórzeń, aby rozsmakować się w nowym nawyku. Podobnie jest z pracą zdalną. Nikt nie ma chyba wątpliwości, że oddelegowanie do pracy zdalnej służy naszemu bezpieczeństwu. Powstrzymywanie się od kontaktów jest działaniem prospołecznym, chroniącym nas samych, nasze rodziny i innych. A więc:
- Myśl pozytywnie. Praca zdalna jest dla Ciebie i Twojej rodziny dobra, bo chroni przed zachorowaniem i rozprzestrzenianiem się wirusa. Dzięki niej masz szansę nauczyć się nowych umiejętności, wdrożyć nowe nawyki, zbliżyć się z członkami rodziny.
- Pomyśl, że pracując w domu prezentujesz istotną wartość, jaką jest ochrona i zrobienie czegoś dla społeczeństwa, jest więc działaniem prospołecznym. Dzięki temu będzie Ci łatwiej poradzić sobie z poczuciem izolacji, doskwierającym brakiem znajomych.
- Zadbaj o kontakty z innymi – jeżeli jesteś już zmęczony/zmęczona spotkaniami zdalnymi, umów się z przyjacielem/przyjaciółką na spacer połączony z rozmową.
- Zrób coś dla innych – np. zorganizuj zbiórkę dla potrzebujących, weź na spacer psa ze schroniska, włącz się w akcję „telefon do seniora”.
- Jeśli boisz się, że zachorujesz lub że zachoruje ktoś z Twoich bliskich, unikaj słów, które pogłębiają lęk, takich jak: ograniczenie, zagrożenie, przymus, rezygnacja. Używaj słów pozytywnych: profilaktyka, tymczasowe ograniczenie, zabezpieczenie.
- Jeśli masz poczucie „odstawienia na boczny tor” i marginalizacji swojej roli, tym bardziej skup się na dobrej organizacji czasu pracy, regularnych kontaktach ze Współpracownikami i ze swoim Przełożonym. Dostarczaj pracę w takiej jakości na jaką tylko Cię stać i proś o feedback.
- Jeśli towarzyszą Ci lęki związane z tym, że teraz musisz sobie radzić sam, nie możesz skonsultować czegoś „na szybko” z Koleżanką czy Kolegą i praca, którą teraz dostarczasz jest tylko i wyłącznie TWOJA, odważ się i poproś Managera o feedback. Bardzo możliwe, że zyskasz uznanie Szefa
i znacznie zbuduje to Twoje poczucie pewności siebie. - Jeśli czujesz, że Twoja energia spada i naprawdę jest Ci trudno w nowej sytuacji, nie obawiaj się prosić o pomoc. Porozmawiaj ze swoim Przełożonym lub z przedstawicielem HR. Na pewno postarają się jakoś Ci pomóc. Już sama rozmowa może przynieść Ci realną ulgę.
- Nie możesz pozbyć się rozleniwienia, odkładasz na później, Twój dzień się wydłuża a potem masz poczucie winy? Jeśli tak jest, masz do czynienia z prokrastynacją. To tendencja do odkładania rzeczy na później. Powodów jest kilka: wyczekiwanie na najlepszy moment, aby najlepiej wykonać zadanie – to cecha perfekcjonistów. Czasem odkładamy na później czynność, której nie lubimy robić. Na liście obowiązków służbowych każdy z nas ma zadania, których nie lubi robić, a muszą być one wykonane. Odkładanie ich na później tylko piętrzy ilość niezałatwionych spraw i jeszcze bardziej wzmaga poczucie winy. Czasem odkładamy lub znajdujemy czynności zastępcze, bo nie umiemy czegoś zrobić, wydaje nam się to trudne. Ale przecież od tego nie stanie się łatwiejsze. Łatwiejsze stanie się tylko dzięki temu, że zaczniemy to zadanie wykonywać. Najlepszym na to sposobem jest po prostu zacząć robić zadanie. Podzielić je na części i zacząć. Dobrze też wyznaczyć sobie czas na wykonanie każdej części np. w ciągu najbliższej 1,5 h zrobię opis, następne 1,5 h napiszę artykuł etc.
- Pomyśl o zaletach pracy zdalnej: nowe umiejętności, niezbędne w przyszłości kwalifikacje, bliższe relacje z rodziną, wygodniejsza praca i wiele innych.
Bez względu na to, jak szybko pandemia covid -19 minie, praca zdalna pozostanie z nami już na stałe – tworzy realną przestrzeń zawodową. Nie jest ani lepsza, ani gorsza – jest inna. Na wiele aspektów, które czynią pracę w domu efektywną i bezpieczną mamy wpływ. Warto od czasu do czasu sprawdzać, na ile nasze nawyki w tym obszarze nam służą.
Autorki : Agnieszka Ejme, Eliza Gniado, Małgorzata Łozińska